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    会計ソフトでかんたん経理!初心者でもわかる「クラウド会計」とは?

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    こんにちは、nanapiの「けんすう」こと古川ともうします。

    最近、会計業界では、「クラウド会計」という言葉が流行りつつあります。素人にはとことん大変で難しい印象のある経理作業ですが、このクラウドを利用した会計ソフトを使うことで、初心者でも経理をとても簡単に済ますことができるのです。

    とにかく、「経理の時間を削りたい!」「簡単に確定申告・青色申告をしたい!」と思っている個人事業主の方や起業を考えている方にはおすすめ。

    この会計ソフトの「クラウド会計」は、いったいどういうもので、どのあたりがメリットなのでしょうか?初心者向けに説明してみました。

    目次

    • 初心者向け!「クラウド」の意味
    • 会計ソフト「クラウド会計」とは?
    • 会計ソフト「クラウド会計」を導入するには?
    • 簡単便利になったクラウドの会計ソフトを検討している人へ

    まずは「クラウド」の意味から

    まずは、そもそも「クラウド」の意味から説明します。クラウドについてすでにご存知の方は、読み飛ばしても問題ありません。

    初心者向け!「クラウド」の意味

    そもそも「クラウド」とは何でしょうか?一昔まえから、ビジネス系のメディアや、インターネット界隈では、よく使われる言葉ですが、英語にすると「Cloud」、つまり雲のことです。

    クラウドとは、データをパソコンなどの端末ではなく、インターネット上に保存することをさします。

    なぜインターネット上にあると便利?

    そもそも、なぜインターネット上にデータがあると便利なのでしょうか?

    たとえば、エクセルのデータが、パソコン上にあるとします。これを、自分のスマートフォンで見たいと思った時にどうしますか?クラウドを使わないと、パソコンとスマートフォンをつないで、スマートフォンにデータを転送したりする必要があります。

    そして、そのあとに、スマートフォンでデータを変更したら、次はまたパソコンに入れないと、中身の違う2つのデータが生まれてしまいます。このように、違う端末同士でデータを揃えることを「同期」といったりするのですが、同期せずに、それぞれの端末でデータを変えてしまうと、混乱やミスの元になってしまいます。

    そこで、インターネット上に常に保存することで

    • どの端末からでも最新のデータが閲覧できる
    • データをいちいち移し替えたりしなくていい
    • パソコンが壊れた時なども大丈夫

    というメリットがあります。

    クラウドのデメリットはないの?

    そんな便利なクラウドですが、デメリットはないのでしょうか?

    まず言えることは、パソコンやスマートフォンと別に、料金がかかることです。インターネット上にデータを保存しているので、当たり前といえば当たり前ですが、○○GBの容量で、月額いくら、と決まっているケースがほとんどです。

    こちらは、年々容量が増える一方で、値段は下がっており、技術の進化により、だいぶ手が出しやすいものになってはいます。また、クラウド上といっても、データがつねに保証されているとは限りません、ごくたまにですが、データが消えてしまうということもあります。

    とはいえ、自分のパソコンを使っていて、故障してしまったり、パソコンを紛失してしまうリスクを考えると、データ消去の可能性はかなり低いといえるでしょう。

    便利で新しい会計ソフト「クラウド会計」とは?

    上記で、クラウドについて説明しましたが、では「クラウド会計」とはどんなものでしょうか?

    クラウド会計大手の「MFクラウド会計」を例にとって説明します。

    会計ソフト自体はずっと無料!

    一般的な会計ソフトでは、毎年のようにソフトの購入が必要ですが、クラウド会計では、一般的に月額費用だけですみます。つまり、ソフト自体は無料なのです。

    会計の基準やルールは変わりがちなので、そのたびにソフトを購入・・・というのは、面倒でそのたびに費用もかかってしまいます。しかし、その手間が一切ありません。なぜなら、インターネット上に、会計ソフトがあり、それを利用しているからなんです。

    メンバーや税理士と一緒にデータを共有

    経理を行う場合、税理士の先生とデータを共有しないといけないことがあります。しかし、「20150301_古川作成_○○株式会社会計データ.xxx」のようなデータをいちいちメールで共有し、アップデートするたびに、ファイル名を変えて・・・ということがあったりして、非常に煩雑になります。また、ミスの温床となりがちです。

    クラウドの会計ソフトを使うと、常にデータは最新になるので、共同で作業するときには、とても簡単です。

    取引明細を自動的に記入

    クラウド会計のすごさはそれだけではありません。たとえば「MFクラウド会計」では、インターネットを通じて、データを自動的に取得してくれます。

    たとえば、Amazonで買い物をしたデータは、インターネット上にあります。そのデータを、MFクラウド会計が、自動的にデータを取得してきて入力してくれるのです。もちろん、最初に設定は必要ですが、その後のデータはすべて自動になり、手入力の手間がなくなるのです。

    この自動入力は

    • クレジットカード
    • 銀行
    • インターネット上のECサイト

    など、多くのものに対応しており、これだけで記入の手間が激減します。

    デバイスに依存しない会計ソフト

    会計ソフトの中には、Macに対応していないものもあります。つまり、Macを普段使っている人でも、会計ソフトを使うためにWindowsを使う必要がありました。しかし、クラウド会計では、インターネット上のものをブラウザで操作するため、WindowsでもMacでも使うことができます

    会計ソフトのインストールがいらない

    経理担当の人が何人もいる場合は、会計ソフトをいちいちインストールする必要があります。しかし、クラウド会計ならもちろんそんなものはいりません。インターネット上にあるため、いつも使っているブラウザを使って、URLにアクセスして、ログインするだけです。

    セキュリティが安心

    会計データは非常にセンシティブなものですが、自分のパソコンなどに入っていると、セキュリティが不安ですよね。またそのデータをメールでやりとりするのも不安です。

    その点、クラウド会計では、インターネット上にあるため、そういったセキュリティのリスクが軽減できます。もちろん、クラウド会計を提供する側のセキュリティの設定が甘いと問題になりますが、MFクラウド会計では、セキュリティの専門家によるチェックや、銀行と同レベルの暗号化など、厳重に管理されています。

    また、ログインした人の権限もいろいろ設定できるため、「このスタッフにはここをいじってほしくない」という場合も対応できるのは魅力的です。

    クラウドの会計ソフトを導入するには?

    ではクラウド会計を導入するためには、何に気をつければよいでしょうか?

    税理士の対応

    税理士が対応しているか、というのは大きなところです。たまに「うちは、弥生会計ソフトしか使わない」という税理士の先生も結構います。税理士の先生が対応していないと、せっかく導入しても別に会計ソフトを使わないといけなくなり、本末転倒です。

    もしも導入するときは「この会計ソフトを使っているが、対応可能か」と聞いてみるとよいでしょう。また、特定の税理士さんが決まっていない場合はMFクラウド会計にある「MFクラウド公認メンバー紹介」を見ると、対応している税理士の一覧がでるので、そこから探すのもよいかもしれません。

    サポート体制

    クラウド会計はいろいろありますが、やはりサポートがしっかりしているところのほうが安心です。導入サポートや、電話によるサポートがあるかどうかは選ぶ一つの手段になります。

    海外のクラウド系サービスでは、サポートがメールだけのケースも多くあります。もしも、利用が不安な方や、インターネットやパソコンに詳しくない、という方は、電話のサポートがあるかどうかをチェックするとよいでしょう。

    会計ソフトへの慣れ

    クラウド会計はたしかに便利ですが、新しいものを導入するとき、スタッフが新しいものに触るときには、ある程度のコストがかかると思ったほうがよいでしょう。

    導入するときは、まずはひと通りの期間、体験してからのほうがいいでしょう。体験期間が無料のものを使うことをおすすめします。

    簡単便利になったクラウドの会計ソフトを検討している人へ

    以上、クラウドの会計ソフトについて説明してみました。「クラウド会計ってよさそうだけど、よくわからない・・・」という方の参考になれば幸いです。実際にどのような会計ソフトなのか、気になる方はこちらのクラウド会計がおすすめです。

    取引入力と仕訳の自動化で経理の作業時間をおおきく減らしてくれます。また、無料で気軽にお試しが可能です。

    ちなみに、現在クラウド会計の導入を検討されている、というビジネスパーソンの方向けに、クラウド会計のいいところをまとめた記事も書いています。こちらもよかったらご覧ください。

    (image by 写真AC/Vector Open Stock)

    このライフレシピを書いた人
    nanapi編集部