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ビジネス・経済

個人事業主の経費にまつわるギモン…税理士が教えるおすすめ節約術とは? PR

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突然ですが、個人事業主の皆さん、「経費の計上」はお好きですか?

「めんどくさい…」「よくわからない…」うーん、やっぱりそうですよね。面倒な作業が多く、税金の知識や数字の管理などきっちりしたことが求められる経費計上、あまり好きではないという方のほうが多いのではないでしょうか。

けれど、そんなネガティブな印象のある経費計上、しっかり行うとトクできることがあるってご存知でしたか?

今回は、会計事務所シンシアの大野修平先生(以下、大野先生)に、経費についてのさまざまな質問をしてきました。

「経費計上が節税につながるってほんと?」「自宅を事務所にしている場合、通信費や光熱費って経費に計上していいの?」「什器を購入したとき、どう計上したら?」などなど、個人事業主なら知っておくべき経費の話をたくさん教えていただきましたよ。

目次

  • 経費をちゃんと計上するべき理由
  • 正しい節税のための、「経費」の見極め方
  • 経費のおすすめ支払い方法
  • スムーズに受理される領収証・レシート
  • 個人事業主が気をつける費目のポイント
  • 経費でトクしたいときのポイント

個人事業主が経費をちゃんと計上するべき理由

本当に儲かっているのかチェックするため

たくさんの個人事業主が頭を悩ませているであろう経費。そもそも、なぜ経費という考えがあり、それをしっかりと計上する必要があるのでしょうか。

大野先生「『経費』という言葉はいろいろな意味で使われていますが、とりあえず今は、『事業を行った結果かかったコスト』とざっくり捉えてみましょう。そして、なぜ事業を行うのかというと、社会に貢献したいとか、新たなアイデアを世に広めたいとか、様々な理由があると思いますが、一般的には『儲けるため』だと言えます。儲けなければ事業を継続することができませんので、社会貢献やアイデアを広めるためにも、儲けることは重要です。そうすると、経費とは『儲けるためにかかったコスト』ということができそうですね』

経費とは、儲けるためにかかったコストのこと。そう言われると、すこし分かりやすいような、面倒くさくないような気がしてきませんか?

大野先生「このように考えると、『なぜ経費という概念があり、きちんと計上する必要があるのか?』という問いには、『儲けるためにかかったコスト』を把握しなければ、本当に儲かっているのかどうかわからないから、という答えが出てきます。例えば1,000円の商品が売れて『儲かった~!』と思っていても、実際にはその商品を売るまでに1,500円のコストがかかっていたとしたら全然儲かっていないわけです。これに気づくことができなければ、事業は遅かれ早かれ行き詰ってしまうでしょう。つまり、経費という概念は事業成績を把握するために必要なんです」

経費を計上するのが目的ではなく、計上することで明らかになるプラスマイナスを把握することが大事というわけですね。やっと商品が売れて喜んだのもつかの間、実は赤字だった…悲しいことですが、ちゃんと知っていなければ会社も立ち行かなくなってしまいます。

公平に税金を集めるため

大野先生によれば、正確な経費計上が必要な理由はもう一つ考えられるのだそう。

大野先生「それは公平な課税を実現するためです。個人事業主に課せられる代表的な税金といえば所得税ですが、所得税は売上などの稼ぎから経費を差し引いた後の儲け(所得)に課税されます」

この所得税、わかりやすく計算式で表すと

  • 売上などの儲けた額-経費=所得
  • 所得×所得税率=所得税額

という仕組みなのだそう。

ここで具体的な例を引き合いに出してみましょう。個人事業主であるAさんとBさんの2人は同じ額を儲けたとします。しかし、かかった経費の額が違うので、所得は少ない経費で済んだBさんのほうが多くなります。このとき所得税率がどちらも20%だったとすると、Aさんの所得税額は100円の20%=20円、Bさんの所得税額は600円の20%=120円となります。

儲けた額 経費 所得(儲けた額-経費) 所得税額(所得の20%)
Aさん 1,000円 900円 100円 20円
Bさん 1,000円 400円 600円 120円

所得が多いBさんのほうが所得税が多くなりましたね。多く稼いでいればそれだけ課税もされる、この仕組みはけっこう公平なのではないでしょうか。

大野先生「もし経費という概念がなく、単純に売上などの儲けた額に対して所得税が課税されるとしたら、AさんにもBさんにも1,000円の20%=200円の所得税が課せられてしまいます。これでは公平とは言えませんよね。所得税は経費という概念を存在させることで、売上などの稼ぎではなく、所得(儲け)に対して課税するという方法をとっているのです」

他人と自分の所得税を比べることはそうそうないので、意識してみなければ気づきにくい点かもしれません。しかし、「経費をちゃんと計上すると公平に課税されるようになる」と考えれば、計上作業もきっちり行わなければ!という気持ちになりますね。

正確な計上のメリット

改めて、これまでの要点を整理してみましょう。経費をちゃんと計上することには、

  • 事業成績を把握するため
  • 公平な課税を実現するため

という2つの目的がありました。これらに照らし合わせて、経費を正確に計上することのメリットをお聞きしました。

大野先生「事業成績を把握するためという点からは、経費を正確に計上すれば、事業成績も正確に把握できるということが言えます。事業成績を正確に把握できれば、それを基に、次にどのように事業を展開していけば良いかがわかると思います。つまり、将来の経営戦略を立てやすくなるというわけです」

経費の管理ひとつで、ビジネスの行く先が決まるということです。お金の流れを正確に把握できていない個人事業主がどのような道をたどるかは、大体予想がつきますよね。

大野先生「公平な課税という観点からは、経費を漏れなく計上することで、所得を圧縮し、結果として納める税金が少なくてすみます

実際の経費よりも誤って多めに計上していたら、どうなるのでしょうか?

大野先生「多くの方が誤解していますが、税務署は税金を多く取ろうとしているのではなく、公平に集めようとしているのです。しかし、所得税は自己申告制ですので、多く払ったからといって税務署は教えてはくれません。そのため、経費として認められているものを計上しないのは、自ら余分に税金を納めることを申し出ていることと同じなのです。つまり、経費を正しく計上することは節税の第一歩だと言えます」

自分のお金は自分でしっかり管理しなければ、損をすることに。ざっくりと経費を計上していたあなた、もしかしたら払う必要のない税金まで納めているかもしれません。

正しい節税のための、「経費」の見極め方

節税と脱税のちがい

自分の手元からお金が減ってしまうことを考えれば、余分に税金を払うのは避けたいもの。しかし、払いすぎないようにあれこれした結果、かえって税務署に怒られてしまうことってありませんか?

大野先生「多くの方は税務調査で指摘されることを恐れるかもしれませんね。しかし、先ほども言ったように、税務署は公平に課税しようとしていることを忘れてはいけません。そのために、全ての納税者にできるだけ公平なルールを設定し、税法という形で公表しています。この税法に則って経費を計上しているのであれば、それは公平な課税という目的を達成するために必要なことですので、税務署が調査に入ったとしても何も恐れる必要はありません」

税法の範囲内であれば、うしろめたく思う必要はないようです。たしかに、払いすぎるというのも公平な課税という目的からは反していますね。

大野先生「ルールに則って納税額を低く抑えることを節税と言います。一方で、ルールを破って納税額を少なく申告することを脱税と言い、両者は明確に区別されます。公平な課税のためのルールを破る脱税は、厳しく罰せられることになります」

節税は、公平な課税を達成するために必要なこと。反対に脱税は、公平な課税を逃れるための違法なこと、そう覚えておくと間違いはなさそうです。

個人事業主の皆さんは、税法の内容をしっかり頭に入れるか、信頼できる税理士さんとよく相談して、脱税にならないよう計上を行っていきましょう。

経費に認められる基準とは

ここで、「経費かそうでないか」はどのように見極められるのか聞いてみました。大野先生いわく、ボーダーラインは『事業に関係あるかどうか』で判断されているのだそう。

大野先生「個人事業主にとって、事業に関係ある支出であれば経費と認められ、事業に関係のないプライベートな支出は経費とは言えません。しかし、この『事業に関係あるかどうか』というのが、特に個人事業主はあいまいになりがちです」

例えば、自宅を事務所としていた場合。家賃・水道光熱費・使っているパソコン・交際費などなど…個人事業主の経費には、事業に関係あるかどうかがはっきりと線引きできないものが多いですよね。

大野先生「税務調査の際には、このような事業への関係性がグレーゾーンにあるものが念入りにチェックされます。もちろんその場合でも『これは事業に関係がある支出です』と主張できれば、大丈夫ですよ」

さきほどの、自宅を事務所として使用している場合を考えてみましょう。家賃であれば、部屋数や面積で家賃を「事業に関係する支出」と「プライベートな支出」に分けることができるんです。自宅全体に対して、事務所として使っている部屋がどれくらいを占めるかという割合をはじき出し、それを家賃にかけ算すれば、事務所ぶんの家賃がわかります。

このように求めた金額は、事務所部分の家賃ですので「事業に関係する支出」と主張できるのだそう。

大野先生「このように、支出を『事業に関係する支出』と『それ以外』に分けることを家事按分(かじあんぶん)と言います。水道光熱費など、『事業に関係する支出』と『それ以外』が混ざっている支出は、すべて家事按分を行わなければなりません。『水道光熱費の3割は必要経費』とざっくり按分してもいいですが、『あまり関連がない水道・ガス代は1割が経費、多く関連する電気代は3割が経費』とすれば、調査員の心証も良くなります。相手も人の子ですから、誠実な経費計上をしていれば、個人事業主からの主張も受け入れられやすくなります

最後は人と人とのやり取り。悪い印象の人には、何かあったときにどうしてもそのイメージがついてまわります。誰に対しても、つねに誠実な対応を心がけましょう。

経費のおすすめ支払い方法

では、実際に経費を支払うときに、何か気をつけることはあるのでしょうか。

大野先生「経費の支払いは現金を使ってされることが多いかと思いますが、あまりオススメしません。なぜなら、現金支払いは、現金出納帳という帳簿に記帳し管理するのですが、現金出納帳の記帳は回数が増えると大変ですし、そもそも現金は紛失・盗難などのリスクが高いため、期末の残高が一致しない場合も多々あります

個人事業主たるもの、「プライベートで買い物をするような感覚でいてはいけない」ということですね。現金払いがあまりよくないのであれば、どのように支払うのがおすすめですか?

大野先生「なるべく銀行引落し・クレジットカードで経費を支払うようにしましょう。そうすれば後日、明細などから内容を把握しやすいです。また、銀行口座やクレジットカードの取引情報から、自動でデータを取得し記帳してくれるクラウド型会計ソフトもありますので、そういったサービスとの連携により記帳作業が大幅に軽減されるというメリットもあります」

自動的に行われるシステムを利用すれば、数字の打ち間違いや思い違いといったヒューマンエラーも減らせます。なるべくキャッシュレスな支払いで済ませるよう、念頭に置いておきましょう。

スムーズに受理される領収証・レシート

必要な情報

経費を使ったら領収書・レシートを必ずもらいます。ふだん特に注意せずもらっているという個人事業主の方は、要注意。

大野先生「経費は該当する勘定科目に分類して確定申告しますが、税務調査が入ったときには、申告した経費の証憑(しょうひょう)の提示を求められます。証憑とは、具体的には領収書・レシートのことです。領収書・レシートが経費として認められるには『事業に関係のある支出』であるのはもちろん、以下の要件も満たしていなければなりません」
  • 1 商品やサービスを販売した事業者が交付したものであること
  • 2 書類の作成者の氏名または名称が記載されていること
  • 3 商品やサービスを購入した年月日が記載されていること
  • 4 購入した商品やサービスの内容が記載されていること
  • 5 購入した商品やサービスの対価の額が記載されている
  • 6 書類の交付を受ける事業者(=自分)の氏名又は名称

ただし最後の6については「小売業・飲食店業・写真業・旅行業・一般常用旅客自動車運送事業・駐車場業・その他不特定多数の者に商品やサービスの販売を行う事業者への支払」であれば記載は不要とのこと。

したがって、実際にはほとんどの経費に6の要件は必要ない、ということになりそうですね。

大野先生「領収書やレシートを受け取るときには、これらの項目が記載されているかを確認しましょう。特に領収書では4の『商品やサービスの内容』が記載されていないことが多いので注意してください

保管方法

領収書は青色申告をする個人事業主は7年・白色申告をする個人事業主でも5年間保存しておかなければなりません。ですが、保存の方法は特に決まっていないのだそう。基本的には帳簿からさかのぼれるようになっていれば、それで大丈夫とのことです。

大野先生「ただ、実際に帳簿からさかのぼるのは税務調査などが入ったときくらいでしょうから、書類の管理はできるだけ省力化し、少しでも本業の時間を確保したほうが良いのではないでしょうか」

そう言って大野先生が教えてくれたのは、2つの方法。

  • 月別に封筒に入れて保存する
    入れるだけなのでとても簡単です。領収書の数が多い場合には日別にクリップやホチキスでまとめても。また、勘定科目別に封筒を用意するのも分かりやすいですね。

  • ファイリングをする
    ミスコピーした紙などに、領収書をペタペタと貼り付けて、穴あけパンチで穴をあけ、バインダーにファイリングします。上の方法よりも、もう少しちゃんと管理したい方向け。

経理担当に渡すとき

自分ひとりで経理を担うこともあれば、実際の作業は経理担当の人にお任せするという人もいるでしょう。誰かに経理をお願いするとき、トラブルや余計な手間を発生させないために、気をつけることはありますか?

大野先生「ほかの人に経理を任せる場合には、領収書などから経理に必要な情報が読み取れるようにしておきます。次のようなことがされていないと、経理担当者は帳簿付けができませんので、無駄なやりとりが増えてしまいます」
  • 少なくとも支払年月日・内容・金額・支払先名が記載された領収書を提出する
  • 家事関連費であれば、どれくらいの割合が事業に関連する経費なのかメモを残しておく

相手の負担やタスクを減らしてあげれば、作業の正確性がよりアップするかもしれません。あらかじめ情報を共有しておくことで、ムダをなくすことができれば嬉しいですね。

個人事業主が気をつける費目のポイント

次に教えていただいたのは、個人事業主が特に気をつけたい費目とそのポイントについて。交際費と交通費を挙げて説明していただきました。

交際費

企業では交際費に限度額が設定されていますが、個人事業主には限度額がありません。しかし、交際費はプライベートの部分と事業に関連する部分との境目があいまいになりやすい勘定科目。そのため、税務調査のときには厳しくチェックされやすい項目でもあります。

大野先生「計上するときは、それがどのように事業に関連するのかを主張できるようにしておく必要があります。同様に、旅行の代金や会議費などもプライベートとの境界があいまいになりやすいため、事業への関連性を証明できるようにしておく必要があります」

交通費

近距離のバスや電車に乗るときは、領収書やレシートがもらえません。Suicaなどの電子マネーを使っている人が多い今日この頃ですが、これにチャージしたときの領収証ではいけないのでしょうか?

大野先生「そのような領収書で経費処理している方もよくいらっしゃいますが、チャージした内、いくらを事業のために使用したかが判別できないため、このような処理は認められません」

これは知らずにいると後で大変なことになりますね!しかし、近距離のバス・電車の交通費清算をする個人事業主は多いはず。そんなとき、処理はどう行うのがよいのでしょう。

大野先生「このような場合には伝票処理をすることになります。出金伝票に、日付、金額、交通経路、何のために行ったのかという理由を記入し、その伝票に基づいて経費処理します。伝票処理が面倒くさければ、出金伝票と同様の内容を一覧にした交通費明細を作るという手もあります。いずれにしろ、経費にできるのは事業のために出かけたときの費用だけですので、お間違えなく」

こちらもプライベートな部分と混同がないよう、気をつけましょう。

経費でトクしたいときのポイント

建物付属設備勘定で処理する前に…

公平かつ誠実な経費計上が非常に大事なのはよく分かりました。けれど、ここまで詳しく聞いたら、ちょっとくらいトクする情報もないのかな…と思うのが人の性。大野先生、いかがでしょうか?

大野先生「例えば、新店舗の什器を購入した場合、請求書の額を一括で建物付属設備勘定などで処理することがあると思います。しかし、中身をよーく見てみると、建物付属設備になるもののほかに『より耐用年数の短い工具器具備品になるもの』・『30万未満の少額減価償却資産として一括で経費にできるもの』などがあるかもしれません。これらを抽出することで、その期の経費にできる額が増えますよ」

もちろん条件や上限は決められているので、一概にすべての個人事業主が当てはまるわけではありません。しかし、業務形態によってはかなり得をする人もいるのではないでしょうか。

青色申告者なら、赤字のときに…

ビジネスをスタートするときは、なにかとお金がかかるもの。軌道に乗るまでは経費のほうが多く出ていってしまい、赤字になったということも考えられます。

大野先生「これは青色申告をする場合に限られますが、『純損失の繰越控除』という制度があります。通常、その期に生じた収益以上の経費が発生したとしても税務上のメリットはありません。例えば、収益が1,000円で経費も1,000円の場合、所得が0円ですので所得税も0円です。一方、収益が1,000円の時に経費が1,500円だったとすると、利益は-500円(つまり赤字)ですが、所得税は0円のままです」

このお話を表にすると、このような感じです。

収益 経費 所得 所得税
1,000円 1,000円 0円 0円
1,000円 1,500円 -500円 0円

-500円のことを「純損失」と呼びます。所得がマイナスになるぶんには、所得税は原則として課せられません。

大野先生「しかし、青色申告をし『純損失の繰越控除』を利用した場合、この-500円を翌期以降3年間で発生した所得と相殺することができます。当期の経費のうち、余った分を翌期以降に使うこともできます」

先ほどの例で言えば、次期で1,400円の収益、1,000円の経費だったとします。「純損失の繰越控除」を使うと、所得は前期のー500円と相殺できるので、次の通り。

収益 経費 所得 所得税
1,400円 1,000円 -500円+400円=-100円 0円

実際はプラスの所得が、マイナスになりました。マイナスの所得のときは、所得税はありませんでしたよね。このようにして、余計に所得税を引かれることを防げるというわけです!

たかが経費、されど経費

経費や税金、それにまつわる制度のお話は、知っているのと知らないのとでは天と地ほどの差がつきます。しかし、黙って座っているだけで誰かが親切に教えてくれるということはまずありません。知識は自分から積極的に動く人でなければ、得ることができないものです。

個人事業主の皆さん、自分の生活や成功させたいビジネスを守るためにも、賢く経費と付き合っていきましょう!

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取材協力

大野修平先生:公認会計士・税理士。

前職の有限責任監査法人トーマツでは銀行・証券会社・保険会社など金融機関向けの監査・デューデリジェンス・コンサルティング業務などに従事。

トーマツ退所後は会計事務所シンシアにて「ビズバ!」というオウンドメディアの企画・編集を担う。また、会計や税金を身近に感じてもらえる様々なイベントを運営している。無類の読書好きで、蔵書が3,000冊を超えないようコントロールすることに頭を悩ませる日々。

(image by ぱくたそ 1 2 3 4 5 6 7)

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